Die klassische Form des Dokumentenmanagements ist die Archivierung. Bibliotheken sind eine spezielle Form eines Archivs. Um das Wiederauffinden der Dokumente zu ermöglichen, werden sie nach bestimmten Kriterien gekennzeichnet. Die Kriterien hängen von der Art des Archivs ab und können z. B. das Erscheinungsjahr, das Dokumentenformat, den Autor, den Gegenstand und viele andere Kriterien herausstechend darstellen. Diese Referenzschlüssel finden sich dann in den Katalogen, so dass man mit ihrer Hilfe die Dokumente auffinden kann.

Heute werden die Kataloge meist elektronisch zur Verfügung gestellt. Dazu gibt es auf Rechnern Softwaresysteme, die eine Datenbank mit Dokumentendaten beinhalten und verschiedene Zugangswege zur Pflege (insbesondere Ergänzung) der Datenbank sowie zur Suche zur Verfügung stellen. Solche Systeme heißen Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Während man früher ohne Kenntnis des Aktenzeichens z. B. bei einer Behörde keine Chance hatte, an seine Unterlagen zu kommen, so gibt es mit Hilfe elektronischer DMS auch die Möglichkeit, diese anhand anderer Kriterien zu ermitteln.

Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente.

In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von häufig großformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeichnungsnummern , müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweisen, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben, Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert.

Bibliotheken haben ihre Bücher in riesigen Arsenalen gespeichert, zu denen der Besucher üblicherweise keinen Zugang hat. Er sucht in einem Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm, ermittelt die Registraturbezeichnung und bestellt anhand dieser das Buch zur Ausleihe. Ein Beispiel hierfür findet sich auf den Seiten der Deutschen Bibliothek extern als Online-Katalog OPAC (http://dbf-opac.ddb.de/).

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden. Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur aufbewahrt und ggf. vom Beamten angefordert. Die Anforderung erfolgt über das Aktenzeichen. Über die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch von Behörde zu Behörde verschieden sind. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte traditionell nicht mehr aufgefunden werden. Ein Beispiel für die Aktenzeichenvergabe beim Bundessozialgericht findet sich in dem dortigen Aktenplan (http://www.bundessozialgericht.de/Erl_Aktenzeichen.htm).

Unzählige Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen , Vereine, Selbständige usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Größenordnung der Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob ca. zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift ca. ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder ca. sehr selten auf die zugegriffen werden soll. Je nach dem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.

Einzeldokumente, z. B. Briefe, werden häufig nicht mehr auf Papier aufbewahrt, sondern elektronisch. (Mehr folgt, Stichworte: Scanner)

Häufig werden in dem Zusammenhang mit Dokumentenmanagementsystemen auch die Vorgänge automatisiert. man spricht dann von Vorgangsbearbeitungssystemen . (Mehr folgt, Stichworte: elektronische Abzeichnung)

Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich interpretiert. In dem angelsächsischen wird er häufig für Textdateien benutzt. Dies zeigt sich zu dem Beispiel deutlich an der benutzten Endung �.doc� für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch zwischen Document Imaging, der Verwaltung von gescanntem Schriftgut, und Document Management, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten unterschieden.

Im deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den in dem Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit . Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit ca. in einem Teilgebiet dieser Technologien. Der Begriff �elektronisches Dokument� bezieht sich in dem Prinzip auf alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen Datenbankauszug oder eine Liste handeln.

Eine weitere Quelle für den Begriff Dokument in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist die Nennung �Dokumentation�, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Sachverhalt bezieht. Einige �klassische� Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher auch die Absicht, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem definierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle Dokumentation zusammenzustellen.

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokument wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern und Anwendern Mißverständnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten. Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden sollen und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dynamische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden. Ein Dokument hat daher in der Regel folgende Merkmale:

• physisches Merkmalen (Papier, Datei u.ä.),

• formales Merkmalen (Aufbau, Gestaltung u.ä.),

• Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),

• Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),

• Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.),

• Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),

• Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor u.ä.),

• Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt. Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das Dokumentenmanagement-System.

Im folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, benutzt.

Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Dokumenten-Management-System gelangen:

• von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien (zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datensätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),

• analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte wie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikrofon erfaßt werden.

Ein Dokument kann zusätzlich aus einem oder mehreren Einzelobjekten wie beispielsweise

• Dokumente aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Grafik,

• Images, zu dem Beispiel gescannte Papierdokumente und Fotos,

• Formulare, zu dem Beispiel Electronic Data Interchange (EDI),

• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk; siehe ECM-Komponenten),

• ASCII Textdokumente,

• Video-Clips oder

• Sound und Sprach-Clips, zu dem Beispiel ein aufgezeichnetes Interview,

bestehen.

Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten ca. Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte.

Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Docu-ments genannt. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können.

Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefasst werden.

Entsprechend ihrer Komplexität können somit elementare Dokumente, Compound Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.

Container-Dokumente können in der Regel ca. vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein ca. einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man Dokumente als selbstbeschreibend.

Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument besteht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten), die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisierung erlauben. Diese werdenheute meisten in XML auf Basis einer DTD oder eines Schema abgebildet. Im englischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als �Selfcontained Document Object)� genannt. In dem deutschen werden sie auch als �selbstbeschreibende Informationsobjekte� genannt. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u.ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen �Header� zusammen. Die Headerkomponente kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Sie beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute in dem Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklärende Charakter der Dokumente.

Ein Header beinhaltet in dem allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zu dem Dokument gehören:

• Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität

Hierzu gehören zu dem Beispiel Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc., heute in XML definiert

• Eindeutige Identifizierung des Objektes

Dies wird in der Regel durch einen �Unique Identifier�, einen eindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedes Objektes gelöst. Für Unique Identifier existieren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch brancheninterne Festlegungen. Der Unique Identifier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen und es als einmalig vorhandenes Dokument zu identifizieren. In der Regel sind in dem Unique Identifier Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhrzeit kodiert.

• Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der Inhaltskomponente

Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die ca. aus einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen kann.

• Formatinformationen

Hierzu gehören beschreibende Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente. Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck).

• Nutzungsinformationen

Beispiele für Nutzungsinformationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzergruppe, Status der Information oder Verknüpfung auf zulässige Bearbeitungsoperationen.

• Schutzinformationen

Hierzu gehören Prüfsummen, Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine �elektronische Signatur" und andere Attribute.

• Referenzinformationen

Referenzinformationen beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz anderer Dokumente durch �logische Löschung�, Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile, etc.

• Inhaltliche Informationen

Hierunter sind beschreibende Attribute und Ordnungsmerkmale zu verstehen, die in der Regel in der Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff benutzt werden. Sie dienen in dem Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen.

Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die Verwaltungsdatenbank nicht in dem Zugriff ist oder das Informationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeugenden Systems versandt wurde.

Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Die unterschiedlichen Dokumentenmanagement-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist in dem allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. - datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zu dem Beispiel der Bereich Imaging unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei ca. um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Unter einem Dokumentenmanagement-System in dem weiteren Sinn sollen daher verschiedene Systeme und deren Zusammenspiel wie

• Dokumenten-Management in dem engeren Sinn (s.u.),

• Bürokommunikation ,

• Document Imaging ,

• Workflow,

• Groupware oder

• elektronische Archivierung

verstanden werden, wobei unter den klassischen Dokumentenmanagement-Systemen in dem engeren Sinn, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Managementfunktionen und Services für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen,

• Compound Document Management und

• dynamische Ablagesysteme

zu verstehen sind. Zur Abgrenzung dieser Produkte von Document Imaging, Workflow und Groupware spricht man heute auch häufig von Compound-Document-Management-Lösungen.

Durch die Zusammenführung herkömmlicher Technologien des Dokumentenmanagement (im weiteren Sinn) mit Internettechnologien, Web Content Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise Content Management. Dokumentenmanagement gilt heute ca. noch als eine integrierte Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement. Ãœbergreifend hat sich seit ungefähr dem Jahr 2 Tausend für die Branche der Begriff Dokumenten-Technologien oder (engl.) DRT Document related Technologies eingebürgert.

• Informationsmanagement, Wissensmanagement, Informationslogistik
• Enterprise Content Management
• Workflow-Management
• Elektronisches Dokumentenmanagement
• Dokumentenmanagementsystem
• Content-Management-System (WCM Web Content Management)
• Web Content Lifecycle (WCM Web Content Management)
• Datensicherung

• Projektmanagement-Glossar (http://www.projektmanagement-glossar.de/glossar/gl-0255.html)
• Dokumentenmanagement-Glossar (http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?UR=23)
• Volltextarchiv zum Thema Dokumentenmanagement (http://www.PROJECT-CONSULT.com/home.asp?UR=11) in Deutsch, Englisch, Französisch, Russisch und Spanisch